Договор, счёт, акт: в каком порядке оформлять документы с заказчиком

Спор с заказчиком редко начинается с плохой работы. Чаще он начинается с документов, оформленных не в том порядке: работу сделали до договора, аванс взяли без счёта, акт отправили через месяц после сдачи. Ниже обычная цепочка для фрилансера, ИП или самозанятого и то, что фиксирует каждый её шаг.

Типичная цепочка

1. Коммерческое предложение: вы описываете услугу, сроки и цену.
2. Договор: стороны согласуют условия и подписывают.
3. Счёт: заказчик получает основание для оплаты аванса или всей суммы.
4. Работа по тому, что записано в договоре.
5. Акт: заказчик подтверждает, что принял результат.
6. Для самозанятого ещё чек в «Мой налог» на каждую полученную оплату, включая аванс.

Порядок не жёсткий, но логика у него одна. Сначала договорились, потом заплатили и сделали, в конце закрыли.

Что фиксирует каждый документ

КП обычно ни к чему не обязывает. Это приглашение договориться, его задача — чтобы клиент понял, что покупает.

Договор — главный документ. В нём предмет, сроки, цена, порядок оплаты и приёмки. Если возникнет спор, открывать будут именно его.

Счёт просит заплатить конкретную сумму по конкретным реквизитам. Сам по себе он мало что доказывает, но без него бухгалтерия заказчика часто не платит.

Акт закрывает работу. Подписанный акт показывает, что результат сдан и принят, и снимает вопрос, сделали ли вы вообще что-нибудь. По нему же заказчик учитывает расход.

Предоплата и постоплата

При предоплате цепочка такая: договор, счёт на аванс, оплата, работа, акт и счёт на остаток, если он есть. Аванс лучше привязать в договоре к этапу, тогда понятно, что возвращать, если проект остановится.

При постоплате порядок другой: договор, работа, акт, счёт. Тут главное — акт. Отправьте его сразу после сдачи и заранее пропишите в договоре срок, за который заказчик подписывает акт или присылает возражения. Без такого условия подписание может растянуться на недели, а вместе с ним и оплата.

Долгий проект удобно делить на этапы. На каждый этап свой счёт и свой акт, и деньги приходят по ходу работы, а не в самом конце.

Когда что-то можно пропустить

• КП не нужно, если клиент пришёл с готовым заданием и согласен на вашу цену. Сразу переходите к договору.
• Договор иногда заменяют счётом-офертой. В нём прописаны услуга, сроки и условия, а оплата означает согласие с ними. Так удобно работать с небольшими типовыми услугами.
• Счёт не нужен частному клиенту, который платит переводом. Самозанятому в этом случае хватит чека.
• Акт по услугам закон не требует, если его не требует договор. Но без акта сложнее доказать, что работа сделана.

Пропускать договор при предоплате или когда к клиенту переходят права на результат не стоит. Как раз в этих случаях спорят чаще всего.

Образец помогает не забыть важное, но не заменяет консультацию юриста в сложной ситуации.

Как сделать в Zorox

В Zorox есть образцы коммерческого предложения и счёта на оплату. Расскажите своими словами, что за работа, для кого и за сколько. AI заполнит поля и спросит, чего не хватает. Договор и акт готовыми образцами мы не предлагаем, но можно загрузить свой документ и попросить AI привести его к нужному виду: поменять стороны и суммы, разбить оплату на этапы, добавить срок подписания акта.

Каждая правка видна в чате карточкой «было / стало», и её можно вернуть. В режиме «Уточнять изменения» AI сначала спросит, а потом поправит. Документы скачиваются в DOCX или PDF и хранятся в аккаунте, поэтому вся цепочка по заказчику лежит в одном месте.

Откройте DOCX и попросите AI привести его к ГОСТ — поля, отступы, оглавление и список литературы за секунды.