Документы самозанятого: что нужно, а без чего можно

Самозанятому не нужно вести бухгалтерию, сдавать декларацию и ставить печать. Налог считается в приложении «Мой налог» по чекам, которые вы формируете. Но как только появляется заказчик-компания, к чеку добавляются договор, счёт и акт. И становится непонятно, что из этого обязательно, а что — привычка чужой бухгалтерии.

Обязательно: чек на каждую оплату

По закону обязательный документ один. Чек формируют в «Мой налог» или в приложении банка на каждую оплату, как бы она ни пришла: переводом на карту, наличными, авансом, платёжкой от компании. По чекам налоговая считает налог, и сумму к уплате вы видите в том же приложении.

За чек, который не сформировали вовремя, предусмотрен штраф. Если клиент вернул деньги или платёж пришёл по ошибке, чек аннулируют в приложении с указанием причины. Просто забыть о нём нельзя, иначе налог начислят на деньги, которых у вас уже нет.

Что обычно просят компании

Компании и ИП, которые платят самозанятому, хотят подтвердить расход и не иметь вопросов при проверке. Поэтому просят:

• договор, где записано, что вы делаете, в какие сроки и за сколько
• счёт как основание для платежа в бухгалтерии
• акт, который подтверждает, что работа сдана и принята
• справку о постановке на учёт, её можно сформировать в «Мой налог»

Закон о налоге на профессиональный доход считает чек подтверждением расхода для заказчика. Но многие бухгалтерии всё равно хотят полный комплект, им так спокойнее. Спорить не стоит: договор и акт защищают и вас.

Когда без договора не обойтись

На практике договор нужен, если:

• работа идёт дольше пары дней или делится на этапы
• есть предоплата, и нужно записать, за что она и что будет при отказе
• вы передаёте результат, на который есть права: дизайн, тексты, код, фотографии
• заказчик — компания, в которой без договора платёж не проведут
• сумма такая, что из-за неё вы готовы спорить

С частным клиентом на разовую небольшую услугу часто хватает переписки, где видны задача, цена и срок, и чека.

Отдельный риск — договор, похожий на трудовой: график, подчинение руководителю, оплата «за месяц», а не за результат. Такие отношения налоговая может признать трудовыми, и тогда вопросы будут и к заказчику, и к вам.

Что хранить и сколько

По каждой работе держите вместе договор, счёт, акт и переписку с заказчиком. Хватит папки на диске с понятными названиями вроде «2026-10_Ромашка_сайт». Чеки хранятся в «Мой налог», но выгрузку за год полезно сохранять у себя.

Храните документы несколько лет. За это время заказчик может предъявить претензию, а налоговая — задать вопросы по прошлым периодам. Точный срок для вашей ситуации лучше уточнить у бухгалтера.

Образец помогает не забыть важное, но не заменяет консультацию юриста в сложной ситуации.

Как сделать в Zorox

В Zorox есть образцы счёта на оплату и коммерческого предложения. Расскажите своими словами, кому и за что, и AI заполнит поля, а потом спросит, чего не хватает. Готовых образцов договора и акта мы сейчас не предлагаем. Можно загрузить свой документ и попросить AI привести его к нужному виду: «поменяй заказчика на ООО „Ромашка“, дату на 1 октября, добавь срок приёмки работ пять дней».

Правки видны в чате карточкой «было / стало», их можно вернуть. Документы скачиваются в DOCX или PDF и хранятся в аккаунте, так что договор с прошлым заказчиком удобно брать за основу следующего. Чек в «Мой налог» Zorox не формирует, его вы делаете сами.

Откройте DOCX и попросите AI привести его к ГОСТ — поля, отступы, оглавление и список литературы за секунды.