Как сделать свой шаблон из готового документа
Если один и тот же бланк вы заполняете не первый раз — договор, акт, заявление, — из него можно сделать шаблон. Тогда в следующий раз не придётся искать прошлый файл и вычищать из него старые данные: вы расскажете, что нужно, и поля заполнятся сами.
Что такое поле
Поле — это место в документе, которое меняется от раза к разу: фамилия, сумма, дата, адрес. Всё остальное — постоянный текст, и его трогать не нужно. Задача разметки в том, чтобы отметить меняющиеся места и назвать каждое своими словами.
Как разметить
- Откройте свой документ в редакторе — тот самый, который вы уже заполняли.
- Выделите первое место, которое меняется: например, своё имя в шапке.
- Над выделением появится кнопка «Сделать полем» — нажмите её.
- Напишите, что здесь должно стоять: «фамилия и инициалы», «сумма», «адрес доставки». Это и станет названием поля.
- Повторите для каждого меняющегося места.
Описание пишется человеческими словами, а не кодом: именно его увидит тот, кто будет заполнять форму, — и вы сами через полгода.
Как назвать поля, чтобы часть заполнилась сама
Несколько названий продукт понимает особо и подставляет значения без вопросов:
- «дата», «день», «месяц», «год» — подставится сегодняшнее число;
- «сумма прописью» — выведется из суммы, которую вы назвали цифрами.
Уточнённые названия — «дата составления», «дата договора» — правилом не считаются: их человек заполнит руками. Это не ошибка, а выбор: дата договора не обязана совпадать с сегодняшним числом, и подставить туда сегодня значило бы соврать.
Сохранение
Когда разметка готова, откройте меню «Файл» и выберите «Сохранить как шаблон». Продукт попросит имя — по нему вы найдёте форму в списке.
Два случая, когда сохранить не получится, и оба намеренные. Если в документе не осталось ни одного поля — это не шаблон, а обычный документ: заполнять в нём нечего. Если в тексте нашлись ваши персональные данные — паспорт, СНИЛС, номер карты, — сохранение остановится и покажет, что именно найдено. Это то самое место, которое надо было сделать полем: выделите его и замените.
Кто увидит ваш шаблон
Пока только вы. Свой шаблон остаётся закрытым: он сделан из вашего документа, и решать, показывать ли его другим, должны вы, а не мы. В общий каталог он не попадёт, пока вы сами этого не захотите.
Когда это окупается
Разметка занимает несколько минут и окупается со второго заполнения. Если бланк вы заполняете раз в год, проще сделать это руками. Если раз в неделю — шаблон снимет с вас не только время, но и главный риск повторного заполнения: забытые чужие данные из прошлого документа.
Откройте DOCX и попросите AI привести его к ГОСТ — поля, отступы, оглавление и список литературы за секунды.